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7 Trucos Sencillos de Calendario que te Ayudarán a Incrementar tu Productividad

7 Trucos Sencillos de Calendario que te Ayudarán a Incrementar tu Productividad
¿Cuál es el secreto para maximizar la productividad y la eficiencia? No hay un solo secreto, sin embargo, la organización y el enfoque son claves, es por eso que los trucos que te compartimos para tu calendario te podrían ayudar a optimizar tus actividades diarias.
  • Agenda bloques de "No Reuniones": En lugar de ser multitasking, aparta un tiempo sin interrupciones. "Cuando la gente hace tareas múltiples, frecuentemente hacen muchas cosas mal" Comenta David Sanbonmatsu, Profesor de Sicología en la Universidad de Utah. "Muchas veces la gente que hace actividades simultáneas son las peores en eso... son personas que tienen una falta de control".
  • Establece un tiempo de Fuera de Oficina (Out-of-office OOO) Identifica los bloques de tiempo en tu calendario como "No disponible" "No trabajando" o "OOO" si no trabajas ciertos días o estás viajando:
    • Si tienes citas frecuentes de "No trabajo" o algún tiempo donde no estés disponible, puedes agendar una cita frecuente "Fuera de Oficina". Para hacer esto en Outlook tan solo abre una reunión que quieras establecer como frecuente en el tabulador de Reunión "Meeting" (En el Grupo de Opciones), da clic en recurrente. Selecciona la frecuencia deseada y da clic en Ok.
  • Conecta tu calendario a tu celular: Nos pasa a todos. No estás en tu laptop y una reunión se atrasó, olvidas cuando y donde será tu próxima reunión y terminas disculpándote por haber llegado tarde en tu otra reunión. Para evitarlo, integra tu calendario a tu celular para mantenerte al día en tus reuniones.
  • Agrega un tiempo extra: Cuando sea posible, agenda un tiempo extra de 10 minutos ya sea antes o después de una reunión, así tendrás el tiempo suficiente para terminar la cita actual y prepararte para la siguiente. Esto también te ayudará a evitar la sensación de estar corriendo de una cita a otra.
  • Programa breaks: Cuando estas completando una lista de acciones por hacer, fácilmente se puede seguir las actividades hasta que termines exhausto. Levantarte por unos minutos y dejar que nuestra sangre se oxigene es clave para el trabajo de día a día, de acuerdo con el Huffington Post. Agendarte breaks en tu calendario te evitará el acabar exhausto y te ayudará a incrementar tu creatividad, dejando a tu calendario que te recuerde de esos pequeños descansos.
  • Establece recordatorios de tareas: A medida que se acerque una fecha límite, agenda tareas para completar con recordatorios de los puntos de referencia a lo largo del camino. Esto evita el estrés al final del proyecto y te segura de que estés marcando las tareas que ya pasaron. Incluye a los miembros de tu equipo a tu calendario con recordatorios para que ellos también vayan marcando sus tareas.
  • Integra contactos de negocio: Simplifica tu trabajo invitando a tus contactos a integrarse con tu calendario.
    • Puedes añadir un contacto desde un email con office 365. Abra el mensaje para que aparezca el nombre de la persona en estas líneas: De, Para, CC, BCC. Haz clic derecho en el nombre y da clic en Agregar contacto a Outlook. Una nueva ventana se abrirá para que puedas llenar los datos faltantes
Utiliza tu calendario para estar al día optimizando la organización y ser más productivo.

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