Las hojas de cálculo de Excel se utilizan comúnmente en todos los negocios para mostrar la información financiera y otros datos relevantes para el funcionamiento de la empresa. Esto podría ser información relevante para el departamento de gestión de relaciones con los clientes, ventas, marketing o recursos humanos. Con tantas funciones de la empresa ahora dependen de ella y de Internet, Excel sigue siendo visto como una herramienta vital para la administración y el funcionamiento efectivo de un negocio.
Aquí están cinco de los mejores características y beneficios de Microsoft Excel:
Construir grandes gráficos
Excel permite a los usuarios de negocio obtener el mayor potencial de sus datos, mediante el uso de fórmulas a través de una rejilla de celdas. Los datos se insertan en las células individuales en filas o columnas, que le permite ser ordenadas y ser filtradas, para luego aparecer en una presentación visual. El uso de tablas, gráficos y columnas agrupadas añade significado a los datos, que de otro modo sólo puede existir en fila tras fila de números. Estas visualizaciones pueden añadir énfasis adicional para informes comerciales y material de marketing persuasivo. Excel recomienda gráficos más adecuados para el tipo de datos que se presentan en el eje X e Y.
Los usuarios de Excel pueden dar formato a sus hojas de cálculo usando diferentes tonos de colores, negritas y cursivas, para diferenciar entre las columnas y traer los datos más importantes al frente. Esta función puede ser útil en la presentación de la información contable, tales como el beneficio antes de impuestos y el saldo que vayan a trasladar por la empresa. Los usuarios pueden seleccionar un esquema de color apropiado mediante el botón de análisis rápido, y luego mediante la utilización de la ficha Formato.
Ayudar a identificar tendencias
Al presentar los datos en forma de tablas o gráficos, puede ser útil incluir líneas medias, que explícitamente detalle las tendencias clave que surgen de la información. Esto puede ayudar a demostrar los puntos clave a otros usuarios de una manera directa – por ejemplo, un ejecutivo de un departamento diferente durante una reunión de la junta. Excel permite que las líneas de tendencia se extiendan más allá de la gráfica, para ofrecer predicciones de la actividad en el futuro – y tales previsiones pueden ayudar a las empresas a desarrollar su estrategia de futuro.
Reunir datos
Excel se puede utilizar para llevar la información de los distintos archivos y documentos juntos, por lo que existe en un solo lugar. Así como los datos sin procesar e información de otras hojas de cálculo, es posible importar texto e imágenes. Otros objetos se pueden agregar utilizando la pestaña Insertar, hojas de cálculo o se pueden añadir al archivo.
El acceso en línea
Excel está disponible como parte de Office 365 Business y Office 365 Premium Business. Esto significa que los empresarios y los empleados tienen acceso al programa a partir de una amplia gama de dispositivos, desde casi cualquier lugar. Siempre que tengan un PC, ordenador portátil, teléfono inteligente con conexión a Internet podrán acceder a Excel, haciendo viable trabajar a distancia.
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