A partir del 27 de enero, Microsoft implementará un cambio importante en la administración de cuentas de OneDrive para las Empresas: comenzará a archivar aquellas cuentas que permanezcan sin licencia durante más de 90 días. Este movimiento, que busca mejorar la seguridad y el cumplimiento normativo en las organizaciones, podría tener un impacto considerable en empresas que no gestionen adecuadamente sus cuentas sin licencia. Desde ExecuTrain, donde contamos con más de 32 años de experiencia en consultoría y capacitación en tecnologías de la información, te ayudamos a entender este cambio y cómo prepararte para evitar interrupciones en tus operaciones.
¿Qué significa una cuenta de OneDrive sin licencia?
Una cuenta de OneDrive para la Empresa sin licencia es aquella que no está vinculada a una suscripción activa de Microsoft 365 u Office 365. Esto puede ocurrir por diversas razones:
- Cuando un empleado deja la organización, pero su cuenta de OneDrive permanece activa.
- Cuando un administrador elimina la licencia vinculada a la cuenta, pero no realiza un seguimiento para desactivarla completamente.
- Por errores en la gestión de usuarios y licencias dentro de la organización.
Estas cuentas no solo ocupan espacio de almacenamiento en la nube, sino que también representan un riesgo para las empresas. Según Microsoft, mantener cuentas sin licencia puede derivar en problemas de duplicación de archivos, vulnerabilidades de seguridad y desafíos en el cumplimiento normativo. Es por ello que Microsoft ha decidido tomar medidas con el archivado automático.
El proceso de archivado: ¿Qué implica?
Cuando una cuenta de OneDrive sin licencia cumple más de 90 días en este estado, Microsoft procederá a archivarla. Esto significa que:
- Inaccesibilidad de datos: Los usuarios finales ya no podrán acceder al contenido almacenado en estas cuentas.
- Riesgo de eliminación permanente: Los datos pueden quedar inaccesibles de forma definitiva si no se toma alguna acción dentro del plazo estipulado.
- Costos para recuperación: Reactivar una cuenta archivada tendrá un costo inicial de 0.60 USD por GB y una tarifa mensual adicional de 0.05 USD por GB para mantener el almacenamiento en el Archivo de Microsoft 365.
Además, el proceso de reactivación puede tardar hasta 24 horas, lo que podría ser un desafío para empresas que dependen de un acceso rápido a los datos almacenados en OneDrive. Cabe destacar que este cambio no afecta a clientes del sector educativo, ni a inquilinos de GCC y DoD, según confirmó Microsoft.
Cómo prepararse para este cambio?
En ExecuTrain, sabemos que la administración adecuada de las licencias y el almacenamiento en la nube es clave para garantizar la continuidad operativa y la seguridad en las empresas. Por ello, recomendamos a los administradores de TI seguir estos pasos para prepararse ante el inminente cambio:
- Identificar cuentas sin licencia en tu organización
El primer paso para enfrentar este cambio es identificar con precisión qué cuentas de OneDrive para la Empresa en tu organización se encuentran en estado sin licencia. Microsoft ha puesto a disposición de los administradores de TI herramientas en el Centro de Administración de SharePoint que permiten realizar la tarea de manera eficiente. Estas herramientas generan informes detallados que incluyen información clave, como el nombre de usuario, dirección de correo electrónico, tipo de cuenta y la fecha de la última actividad registrada.
Realizar la auditoría no solo permite detectar cuentas sin licencia, sino que también ayuda a comprender el impacto potencial que el archivado podría tener en la organización. Por ejemplo, algunos empleados que han dejado la empresa pueden haber almacenado en sus cuentas información crítica relacionada con proyectos en curso, datos de clientes o documentación estratégica. Si estas cuentas se archivan sin previo aviso, existe el riesgo de perder acceso a información valiosa para las operaciones diarias.
Asimismo, la revisión ayuda a identificar patrones o errores en la administración de usuarios. Es común que las empresas encuentren cuentas activas sin licencia debido a procesos desorganizados al dar de baja a empleados o al transferir proyectos entre equipos. El análisis inicial no solo es decisivo para prevenir interrupciones en el acceso a datos, sino que también abre la puerta a la optimización de recursos, ya que permite detectar cuentas redundantes o innecesarias.
Para facilitar el proceso, es recomendable establecer un equipo interno que se encargue de la auditoría y utilice las herramientas disponibles en SharePoint de manera eficiente. Capacitar al personal responsable en el uso de estas herramientas es clave para maximizar su efectividad. Una auditoría bien realizada no solo preparará a la organización para el cambio inminente, sino que también establecerá una base sólida para una mejor administración de cuentas en el futuro.
- Decidir qué hacer con las cuentas sin licencia
Una vez que se haya realizado la identificación de cuentas sin licencia, el siguiente paso es tomar decisiones informadas sobre cómo gestionar cada una de ellas. Existen tres opciones principales: eliminar, reasignar una licencia o pagar para archivarlas. Cada opción tiene implicaciones específicas que deben ser consideradas cuidadosamente en función de las necesidades y prioridades de la organización.
Eliminar una cuenta sin licencia es una solución directa para aquellas cuentas que ya no tienen valor operativo. Por ejemplo, si un empleado dejó la empresa hace más de un año y su información ya no es relevante, eliminar su cuenta puede ser la mejor opción para liberar recursos y reducir costos. Sin embargo, antes de proceder con esta acción, es fundamental asegurarse de que no existan datos importantes en dicha cuenta lo que puede implicar revisar los archivos almacenados, transferir datos críticos a otras cuentas activas o respaldarlos en una ubicación segura.
Reasignar una licencia puede ser la mejor solución para cuentas que aún tienen un propósito operativo. Por ejemplo, si una cuenta sin licencia pertenece a un colaborador externo o a un empleado cuyo trabajo sigue siendo relevante, asignarle una nueva licencia permitirá restaurar su funcionalidad completa. Esta opción también es útil para cuentas que se utilizan como depósitos de datos compartidos entre equipos o departamentos.
Finalmente, para aquellas cuentas que contienen información sensible o legalmente requerida pero que no necesitan acceso frecuente, pagar por el almacenamiento archivado es una alternativa viable. Microsoft ofrece la opción de archivar estas cuentas por un costo fijo y mensual, lo que permite mantener los datos disponibles sin necesidad de reactivar la cuenta completamente. Este enfoque es especialmente útil en industrias con requisitos estrictos de cumplimiento normativo, como la financiera o la de salud, donde los datos deben conservarse durante años.
Tomar decisiones informadas requiere un análisis profundo de las necesidades de la empresa y la colaboración entre los administradores de TI, los departamentos legales y los responsables de las operaciones. El enfoque multidisciplinario garantiza que las acciones tomadas sean coherentes con los objetivos estratégicos de la organización.
- Establecer políticas claras para la gestión de cuentas
El archivado automático de cuentas sin licencia no solo es un cambio técnico, sino también una oportunidad para que las empresas revisen y optimicen sus políticas internas de gestión de usuarios y licencias. Establecer políticas claras puede prevenir problemas futuros, reducir riesgos de seguridad y garantizar un uso eficiente de los recursos tecnológicos.
Un aspecto importante es implementar un proceso automatizado para desactivar o eliminar cuentas de empleados que dejan la organización. Esto incluye vincular el sistema de recursos humanos con las plataformas de Microsoft 365 para que, tan pronto como un empleado sea dado de baja, su cuenta sea revisada y se tomen las acciones necesarias. Este tipo de automatización no solo acelera el proceso, sino que también minimiza errores humanos que podrían dejar cuentas sin licencia activas de manera innecesaria.
Además, es esencial realizar auditorías regulares de todas las licencias y cuentas de OneDrive activas en la organización. Las auditorías pueden programarse trimestralmente y deben incluir una revisión exhaustiva de la actividad de las cuentas, la relevancia de los datos almacenados y el estado de sus licencias. Las revisiones permiten identificar problemas a tiempo y tomar decisiones informadas antes de que las cuentas alcancen el límite de 90 días sin licencia.
Otro punto crítico es capacitar al personal encargado de la gestión de cuentas en el uso de las herramientas administrativas de SharePoint y Microsoft 365, lo que incluye no solo a los administradores de TI, sino también a líderes de departamentos que puedan necesitar acceso a informes o datos sobre el uso de las cuentas. Una capacitación adecuada asegura que todos los involucrados entiendan las implicaciones del archivado automático y sepan cómo responder ante posibles problemas.
Finalmente, establecer políticas claras también implica definir cómo manejar cuentas de colaboradores externos, cuentas compartidas entre equipos o cuentas que contienen datos sensibles. Estas políticas deben incluir procedimientos específicos para su monitoreo, renovación de licencias y respaldo de datos. Al establecer estas directrices, las empresas no solo estarán preparadas para los cambios actuales de Microsoft, sino que también optimizarán su infraestructura tecnológica a largo plazo.
¿Cómo puede ayudar ExecuTrain?
En ExecuTrain, nos especializamos en brindar capacitación y consultoría en tecnologías de la información. Entendemos que los cambios en las plataformas de Microsoft pueden ser complejos, especialmente cuando implican una gestión activa de cuentas y licencias. Por ello, ofrecemos:
Capacitación especializada en Microsoft 365 y administración de SharePoint
Nuestros cursos están diseñados para capacitar a administradores de TI en el uso avanzado de herramientas como el Centro de Administración de SharePoint y otras plataformas clave, lo que asegura una administración proactiva y evita problemas como los que pueden surgir con el archivado de cuentas sin licencia.
Asesoría personalizada
Con más de 32 años de experiencia en consultoría para empresas, ayudamos a organizaciones de todas las industrias a establecer estrategias personalizadas para la administración de cuentas en la nube. Nuestro equipo de expertos analiza tus necesidades específicas y te guía en cada paso para garantizar la continuidad operativa.
Gestión del cambio tecnológico
Sabemos que los cambios en plataformas tecnológicas pueden ser desafiantes para los equipos. Por ello, ofrecemos programas de capacitación que no solo abarcan el aspecto técnico, sino también la gestión del cambio, asegurando que todo el personal de tu organización esté preparado para adaptarse a las nuevas políticas de Microsoft.
El cambio en la política de Microsoft respecto a las cuentas de OneDrive para las Empresas sin licencia es un recordatorio de la importancia de una gestión adecuada de las plataformas en la nube. Aunque puede parecer un inconveniente a corto plazo, este movimiento busca fortalecer la seguridad y el cumplimiento normativo en las empresas.
En ExecuTrain, estamos comprometidos a ayudarte a enfrentar estos desafíos con confianza. Nuestro enfoque integral de capacitación y consultoría garantiza que tu empresa esté preparada para adaptarse a los cambios tecnológicos, optimizar sus recursos y evitar costos innecesarios. No dejes que el archivado de cuentas sin licencia afecte tus operaciones. Contáctanos hoy mismo para conocer más sobre nuestros cursos y servicios de consultoría en Microsoft 365 y otras tecnologías líderes del mercado. Juntos, podemos garantizar el éxito de tu empresa en este entorno tecnológico en constante evolución.
