Ser Líder de proyecto es complejo y es una función critica dentro de la empresa. Te mostramos 6 consejos que ayudan a los líderes de proyecto a mejorar su oficio.
Estos son los 6 consejos para ser un mejor líder de proyecto:
1. Comunicación
Esta es una de las habilidades más importantes que deben de tener los líderes de proyecto. Tener la facilidad de comunicarse con ejecutivos, miembros de equipos técnicos, finanzas, recursos humanos y clientes externos. Sin una comunicación frecuente, abierta y franca respecto a las metas, obstáculos, soluciones alternativas y expectativas, los proyectos pueden fallar más fácilmente.
Las prioridades y los planes del proyecto pueden cambiar, los plazos se pueden perder pero, la comunicación debe de ser constante, ya sea por medio de correos electrónicos, reuniones, informes, planes de proyecto estas son algunas herramientas que facilitan la comunicación efectiva dice Liz Helbock, director del programa Events.com. “Como Líder de proyecto, debemos de trabajar para mantener esas líneas de comunicación abiertas y asegurar que se tienen todos los detalles necesarios para reportar a los ejecutivos y personas de interés” Dice Liz.
Existen un sinfín de distracciones dentro del moderno lugar de trabajo, los líderes de proyecto deben de estar especialmente enfocados en mantener a sus equipos y sus proyectos en tiempo y en forma. La gestión efectiva del tiempo y la productividad son habilidades críticas. El estratega de negocios de la empresa Mike McRitchie dice que uno reconoce las tareas que deben de ocurrir en un orden particular, la “ruta crítica” de los proyectos y el líder de proyecto se debe de asegurar de gestionar bien los puntos de traspaso dice Workfront. Estos son los lugares en donde los proyectos se pueden retrasar y en donde el efecto acumulado es fallar en las fechas límites del proyecto.
“Cada proyecto necesita tener una meta clara. Cuál es la necesidad para el producto/proyecto? ¿Qué problema se está intentando solucionar? Cuando se identifica el problema también se debe de identificar una definición clara de lo que parece resolver el problema. Definir métricas de éxito significa metas medibles y claras en tiempo” Dice Cindy Calvin, director de proyectos de marketing con Veterans United Home Loans.
El líder de proyecto debe de controlar los tiempos del equipo. Con esto se tiene un estimado solido del tiempo promedio que cada tarea toma. Se puede saber cuánto tiempo tomo un proyecto en el pasado y utilizar esta información para calcular el tiempo para cada miembro en el proyecto. Esto es importante al momento de destinar un tiempo para cada miembro, de acuerdo a Workfront.
Brindar soporte a los altos directivos y clientes es fundamental para el éxito del proyecto dice Paul Naybour, Director de Desarrollo Comercial de Parallel Project Training. “Los proyectos son muy dinámicos, y por ello el soporte de la gente clave dentro de la organización es muy importante para mantener este movimiento, especialmente cuando las cosas van mal” dice Paul.
Una de las cosas más importantes que hace un líder de proyecto es remover los obstáculos de sus equipos. Eso ayuda a mantener los proyectos con el tiempo acordado, hace el flujo de trabajo más eficiente y mantiene todo dentro del cronograma.
“Asigna el trabajo para que sea completado en el orden más eficientemente posible, asegurarte de que un trabajo es predecesor de otro y ha sido completado totalmente antes de empezar otra parte, elimina los obstáculos que evitan que los miembros del equipo hagan su trabajo” dice Ben Snyder CEO de Systemation.
Se debe de asignar un tiempo extra para cada fecha de entrega, para asegurar que hay tiempo suficiente para resolver los problemas inevitables que ocurren. Revisa el plan de proyecto cada semana e identifica los pendientes en el proyecto, pon atención al alcance, tiempo, costo y revisa en donde deberías de estar y como esto se desfasa de la fecha de entrega inicial. Una vez identificados los faltantes toma acción para concluirlos. No permitas que pasen las semanas y meses y los pendientes sigan ahí” dice Synder.
Liderazgo consiste en guiar y ayudar a los miembros del equipo a superar los obstáculos, desarrollar y utilizar sus fortalezas así como motivarlos a perseverar cuando las cosas se ponen difíciles. No es solo la asignación de recursos sin pensar en las normas, aunque por supuesto, también son importantes.
“Es fácil obsesionarse con el tiempo, presupuesto y el alcance del proyecto, después de todo ese es tu trabajo, pero a pesar de todo eso, los líderes de proyecto están para ayudar a las personas. Se ayuda tanto a los equipos como a los clientes a seguir el camino y evitar ser abrumados” dice Rosie Brown Directora de Creatividad de Proyectos y Productora de Videos, Sterling Communications. Para ser mejor líder de proyecto, debes estar familiarizado con las debilidades y fortalezas de cada miembro del equipo.
Finalmente toma ventaja de la tecnología disponible para ayudarte a hacer tu trabajo más efectivo, desde el uso de software para el seguimiento de proyectos hasta el intercambio de archivos con servicios de herramientas de colaboración, encuentra la solución que más se adapte a tu equipo y ponla a trabajar.
